Trưởng Phòng Tổng Vụ

  • Mô tả công việc
  1. Mục tiêu công việc :
  • Đảm bảo KPIs của phòng được thực hiện
  • Quản lý cơ sở vật chất, không để thất thoát tài sản công ty.
  • Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.
  • Đảm bảo chất lượng bữa ăn công nghiệp cho CBCNV.
  • Đảm bảo tuân thủ luật môi trường, luật ATLĐ, luật ATVSLĐ và PCCN.
  1. Nhiệm vụ :
  • Tổ chức kiểm soát công việc tuân thủ các quy định theo hệ thống tài liệu chất lượng ISO 9001 của công ty.
  • Tổ chức kiểm soát công tác an toàn lao động, PCCN và vệ sinh công cộng trong toàn công ty.
  • Tổ chức kiểm soát công tác an ninh trong và vòng ngoài toàn công ty và chi nhánh.
  • Tổ chức kiểm soát đội xe, điều động các phương tiện vận chuyển phục vụ cho việc vận chuyển CBCNV.
  • Tổ chức kiểm soát công tác quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ
  • Tổ chức kiểm soát chất lượng bữa ăn, phục vụ, chăm sóc việc ăn uống, khám sức khỏe của nhân viên, y tế theo đúng chế độ quy định.
  • Tổ chức kiểm soát công tác hậu cần như nhà trọ, VPP, dụng cụ bảo hộ lao động
  • Tổ chức kiểm soát công tác môi trường, PCCC, ATLĐ, pháp chế đúng luật pháp.
  • Đại diện đón tiếp cơ quan Nhà nước tới làm việc (đoàn kiểm tra môi trường, PCCC,…).
  • Xây dựng và kiểm soát ngân sách phòng.
  • Huấn luyện, xây dựng đội ngũ phòng Tổng vụ không ngừng cải tiến nâng giá trị phục vụ.
  1. Trách nhiệm:
  • Chịu trách nhiệm báo cáo trước GĐ TQL và TGĐ về chức năng và nhiệm vụ được giao.
  • Chấp hành nội quy, quy chế làm việc của Công ty. Chịu trách nhiệm liên đới về những vi phạm do nhân viên trong Bộ phận gây ra.
  • Tổ chức chỉ đạo thực hiện các công việc khác theo yêu cầu GĐ TQL.
  • Chịu trách nhiệm về cam kết bảo mật thông tin theo quy định của công ty.
  • Đảm bảo an ninh thông tin trong hoạt động của phòng.
  • Phối hợp với nhóm ứng phó sự cố máy tính mạng, nhóm ứng phó sự cố thiên tai và Ban an ninh trong việc đảm bảo an ninh thông tin trong hoạt động của phòng và công ty.
  • Tổng hợp, đề xuất, báo cáo các vấn đề an ninh của phòng, thông qua phụ trách đơn vị, gửi đến các phòng ban chức năng liên quan (Ban an ninh, phòng quản trị mạng, đại diện an ninh công ty).
  • Tham gia đánh giá rủi ro khi cần.
  • Chịu sự điều động của Ban an ninh khi có yêu cầu.
  1. Quyền hạn :
  • Được quyền tham mưu các biện pháp thực hiện công việc với GĐ TQL và TGĐ
  • Kiểm tra công việc cấp dưới
  • Chọn lựa các nhà cung cấp các dịch vụ: hành chánh, sửa chữa, bảo trì,…với chi phí thấp nhất và đảm bảo yêu cầu về mặt chất lượng.
  • Điều động, bố trí nhân viên trong phòng thực hiện công việc. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương cho nhân viên trong Phòng.
  • Duyệt phép cho nhân viên trong phòng khi có nhu cầu.
  • Được truy cập thông tin theo phân quyền.
  • Được đề xuất các nội dung liên quan đến ANTT để hoàn thành trách nhiệm được giao.
  • Các quyền hạn khác theo chính sách công ty.
  1. Mối quan hệ làm việc :
  2. Nội bộ:
  • GĐ TQL và TGĐ để nhận chỉ thị và báo cáo kết quả.
  • Với các nhân viên trong phòng để thực hiện công việc theo KPIs của phòng.
  • Các đơn vị: hàng ngày để giám sát việc quản lý tài sản, cơ sở vật chất, bảo trì thiết bị văn phòng và giữ gìn vệ sinh chung.
  1. Bên ngoài :
  • Các cơ quan nhà nước: thực hiện các thủ tục hành chánh khi phát sinh.
  • Tiêu chuẩn nhân sự
  • Trình độ văn hóa: tốt Nghiệp đại học trở lên
  • Chuyên môn: quản trị hành chánh, luật
  • Kỹ năng: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng
  • Sức khỏe:  tốt
  • Phẩm chất: Có tính kỷ luật cao, có khả năng chịu được áp lực công việc.

** Ưu tiên :

- Kiến thức :

  • Biết hoạch định, tổ chức, kiểm tra công việc
  • Am hiểu luật pháp về môi trường, PCCN, ATLĐ, ATVSLĐ
  • Có kiến thức về ISO 9001

- Kinh nghiệm : có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên trong lĩnh vực liên quan, ưu tiên biết mảng công việc xây dựng.